Praktické aspekty prodloužení lhůty při změně či doplnění zadávací dokumentace
Milé zakázkářky, milí zakázkáři,
jakkoli platí obecné pravidlo, že zadávací dokumentace by po svém uveřejnění již neměla být měněna, ustanovení § 99 ZZVZ umožňuje zadavateli za splnění určitých podmínek k její změně či doplnění přistoupit. Jednou z těchto podmínek je povinnost zadavatele posoudit, zda charakter provedené změny či doplnění vyžaduje odpovídající prodloužení lhůty pro podání nabídek.
Dodavatelé pak mohou brojit námitkami nejen proti samotnému vysvětlení zadávací dokumentace, ale i proti rozhodnutí zadavatele lhůtu (ne)prodloužit. Následující řádky se zaměřují právě na některé problematické situace, které mohou v této souvislosti v praxi nastat.
Primárně je třeba si uvědomit, že samotná změna či doplnění zadávací dokumentace představuje zadávací podmínku.
Jde totiž o vyjádření (zpřesnění, změnu či doplnění) zadávacích podmínek. Naproti tomu rozhodnutí zadavatele o (ne)prodloužení lhůty pro podání nabídek – byť se týká lhůty, která sama o sobě zadávací podmínkou je – již za zadávací podmínku považováno není.
Tato dichotomie má zásadní dopad na možnost dodavatelů podat včasné námitky.
Pokud námitky směřují proti změně či doplnění zadávací dokumentace (tj. samotnému obsahu toho, co je ve vysvětlení zadávacích podmínek obsaženo), mohou být dle § 242 odst. 4 ZZVZ podány v rámci celé lhůty pro podání nabídek, neboť se jedná o námitky proti zadávacím podmínkám.
Zjednodušeně řečeno jsou napadány zadávací podmínky ve znění vysvětlení zadávací dokumentace. Brojí-li však stěžovatel proti souvisejícímu (ne)prodloužení lhůty pro podání nabídek, musí být takové námitky podány ve lhůtě dle § 242 odst. 2 ZZVZ.
Pro běh této lhůty je přitom určující datum oznámení příslušného vysvětlení zadávací dokumentace, v jehož důsledku dle stěžovatele (ne)mělo dojít k prodloužení lhůty pro podání nabídek (tj. uveřejnění na místech, kde byla původní zadávací dokumentace uveřejněna, či doručení účastníkům zadávacího řízení).
Jak totiž upozornil předseda Úřadu v rozhodnutí vydaném pod sp. zn. R0184/2024/VZ, z ust. § 99 odst. 2 ZZVZ vyplývá, že změna zadávací dokumentace a příp. související prodloužení lhůty pro podání nabídek musí proběhnout v jeden okamžik.
Pokud tedy zadavatel v souladu s § 99 odst. 2 ZZVZ vyhodnotí, že to povaha změny či doplnění zadávací dokumentace vyžaduje, musí současně s jejím uveřejněním přiměřeně prodloužit lhůtu pro podání nabídek, a pokud vyhodnotí, že se jedná o takovou změnu nebo doplnění zadávací dokumentace, která může rozšířit okruh možných účastníků zadávacího řízení, prodlouží současně s tímto vysvětlením lhůtu nejméně o celou její původní délku.
ZZVZ tedy po zadavateli v souvislosti se změnou či doplněním zadávací dokumentace vyžaduje učinit kvalifikovanou úvahu, jejímž výsledkem je buď zachování, nebo prodloužení lhůty pro podání nabídek.
V praxi se zadavatelé v této souvislosti často setkávají s námitkami, které zpochybňují přiměřenost prodloužení lhůty učiněného v návaznosti na změnu či doplnění zadávací dokumentace.
Přiměřenost je ovšem neurčitý právní pojem, jehož konkrétní obsah se odvíjí od okolností daného případu.
Jak vyplývá například z rozsudku Nejvyššího správního soudu č. j. 10 As 15/2023–46, přiměřenost nelze mechanicky ztotožňovat se zákonným minimem stanoveným v § 57 odst. 2 písm. a) ZZVZ.
Toto minimum představuje pouze spodní hranici, nikoli automaticky přiměřenou délku lhůty. Přiměřenost lhůty je relativní a závisí na složitosti předmětu veřejné zakázky, rozsahu požadavků na dodavatele a časové náročnosti přípravy nabídky.
Zadavatel je každopádně povinen stanovit lhůty tak, aby dodavatelé měli reálně dostatek času na provedení požadovaných úkonů (§ 36 odst. 5 ZZVZ), a to v souladu se zásadami transparentnosti a rovného zacházení.
Z hlediska posouzení přiměřenosti prodloužené lhůty je klíčové, že nelze sčítat původní lhůtu a její následná prodloužení.
Každá nově stanovená, resp. prodloužená, lhůta musí z hlediska přiměřenosti obstát samostatně. Jinými slovy, pokud zadavatel původně stanovil nepřiměřeně krátkou lhůtu a následně ji prodloužil o obdobně krátký časový úsek, nelze dovodit, že celková délka lhůty je přiměřená.
Přiměřenost lhůty lze dovodit pouze tehdy, pokud nově prodloužená lhůta sama poskytne dodavateli, který dosud nezahájil přípravu nabídky, dostatečný prostor pro zpracování nabídky.
Tento princip je zásadní, neboť chrání dodavatele před situací, kdy by byli nuceni spoléhat na předchozí přípravné kroky, a tím by byla narušena rovnost soutěžních podmínek.
Co se týče časového limitu pro uveřejnění informace o prodloužení lhůty, ZZVZ jej výslovně nespecifikuje.
Jak ovšem vyložil předseda Úřadu v rozhodnutích vydaných pod sp. zn. R0041/2025/VZ a R0022/2025/VZ, obecně je žádoucí, aby zadavatel zveřejnil informaci o prodloužení lhůty pro podání nabídek ještě před uplynutím této lhůty.
Nicméně mohou nastat situace, kdy zadavatel s ohledem na časovou tíseň a související objektivní okolnosti takovéto zveřejnění stihnout nemůže (např. obdrží-li námitky těsně před koncem lhůty pro podání nabídek). Potom tak musí učinit v přiměřené době od toho, kdy reálně k prodloužení lhůty pro podání nabídek úkonem zadavatele došlo.
Každá situace ovšem vyžaduje vlastní posouzení a to primárně prizmatem zásad zadávání veřejných zakázek, zejm. zásady přiměřenosti, rovného zacházení a transparentnosti.