Hodnoticí kritéria a způsob hodnocení nabídek

Zadavatel tedy ve výběrovém řízení mezi podanými nabídkami vybírá pro něj ekonomicky nejvýhodnější nabídku. 

Ekonomická výhodnost nabídek může být posuzována na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality, případně poměru nákladů životního cyklu, které stejně jako cena představují nákladové kritérium, a kvality. Zadavatel je ovšem oprávněn v rámci hodnocení kvalitu plnění nezohlednit a ekonomickou výhodnost nabídek hodnotit pouze podle nejnižší nabídkové ceny nebo podle nejnižších nákladů životního cyklu. 

V takovém případě je tedy kvalita plnění vymezena zadavatelem v rámci požadavků na předmět plnění. I v případě hodnocení pouze na základě nejnižší nabídkové ceny dochází k posuzování ceny ve vztahu ke kvalitě plnění, kvalita je ovšem pevně daná zadávacími podmínkami a nabídky se mezi sebou kvalitativně neliší.

V případě kritéria nejnižší nabídkové ceny je vhodné připomenout, že zásadní informací pro dodavatele je také to, zda bude zadavatel hodnotit nabídkovou cenu s DPH, nebo nabídkovou cenu bez DPH.

V případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu není nezbytné trvat na tom, aby kritéria kvality měla vždy vztah k předmětu veřejné zakázky a obdobně jako ve zjednodušeném podlimitním řízení je tak možné hodnotit také skutečnosti vztahující se k osobě dodavatele. 

Je tak možné využít například hodnocení referencí dodavatele. Zadavatel by se měl ovšem vždy zamyslet nad tím, zda je ve vztahu ke konkrétní zadávané veřejné zakázce hodnocení skutečností, které se vztahují k dodavateli vhodné, a zda například zmíněné zvýhodnění zkušenějších dodavatelů, kteří v minulosti plnili více referenčních zakázek, přináší vyšší kvalitu plnění pro zadavatele.

Při stanovení kvalitativních hodnoticích kritérií může zadavatel dále zohlednit například technickou úroveň, estetické nebo funkční vlastnosti, uživatelskou přívětivost, sociální, environmentální nebo inovační aspekty, úroveň servisních služeb včetně technické pomoci, lhůtu dodání nebo dokončení plnění. 

Též však může hodnotit například organizaci, kvalifikaci nebo zkušenost osob, které se mají přímo podílet na plnění veřejné zakázky v případě, že na úroveň plnění má významný dopad kvalita těchto osob. Uvedený výčet ovšem není konečný a zadavatel může zohlednit i jakékoli další aspekty, kterými se od sebe mohou jednotlivé nabídky lišit, a které mu přináší vyšší hodnotu za peníze.

Jaká je v případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu nezbytná minimální míra podrobnosti popisu kritérií, metody hodnocení a vztahu mezi jednotlivými kritérii? 

Odpověď na tuto otázku by měla poskytnout aplikace zásady transparentnosti. Zadavatel by měl v zadávacích podmínkách popsat pravidla pro hodnocení nabídek tak, aby bylo pro dodavatele srozumitelné, co bude v rámci hodnocení zohledněno. Zjednodušeně řečeno, aby dodavatelé věděli, na co se mají při přípravě své nabídky zaměřit. Mělo by být také zřejmé jaké informace nebo doklady musí pro účely hodnocení dodavatel přiložit. Popis způsobu poměřování nabídek a postupu při výběru nejvhodnější nabídky pak musí zajistit, aby následný postup zadavatele při výběru nejvhodnější nabídek po jejich podání nebyl pro dodavatele překvapující.

Zadavatel tedy musí vždy vymezit jaká kritéria - vlastnosti nabízeného plnění, budou při hodnocení nabídek zohledněna. 

Dále pak je třeba, aby bylo jednoznačné, podle čeho bude zadavatel v rámci jednotlivých kritérií určovat, která z nabídek je pro něj výhodnější/kvalitnější. Uvedeno na příkladu, při hodnocení lhůty dodání by tedy mělo být zřejmé, že v rámci tohoto kritéria, budou lépe hodnoceny nabídky, s kratší lhůtou dodání, to může plynout i ze samotného názvu kritéria např. kratší lhůta dodání. 

V kontextu uváděného případu se pak nabízí případně v zadávacích podmínkách určit, jaké hodnoty (např. délka lhůty dodání) již pro zadavatele nepředstavuje přidanou hodnotu a nemá tedy pro dodavatele smyslu nabízet nepřiměřené hodnoty. 

V praxi se totiž ukazovala, že s cílem získat veřejnou zakázku někteří dodavatelé nabízeli nereálné hodnoty, jen aby co nejlépe prošli hodnocením. Takovým postupem se dá vyhnout případným těžkostem.

Metoda hodnocení, v případě zadávání veřejných zakázek v zadávacím řízení, musí být metoda porovnávání nabídek při hodnocení v rámci konkrétního kritéria stanovena předem. Jistě lze tento přístup doporučit i při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu.

Zadavatel by se měl před zahájením výběrového řízení zamyslet také nad tím, jaký význam zvoleným kritériím přikládá, tedy jakou měrou budou jednotlivá kritéria ovlivňovat výběr nejvhodnější nabídky, a promítnout tuto informaci do zadávací dokumentace. Záleží na zadavateli, jakým způsobem své preference vyjádří, i zde je nezbytné, aby byl zadavatel v zadávací dokumentaci sdílný alespoň do té míry, aby následný postup zadavatele při hodnocení nebyl pro dodavatele překvapující.

Preference zadavatele mohou být vyjádřeny různě, často jsou využívány tzv. váhy kritéria, které jsou odrazem procentuálního vyjádření významnosti kritéria pro zadavatele, tedy z kolika procent bude mít hodnocení v daném kritériu vliv na konečný výsledek hodnocení. 

V zadávací dokumentaci tak může být uvedeno například, že váhy kritérii jsou 60/20/20 - cena/lhůta dodání/kvalita realizačního týmu, tedy že cena ovlivní celkové hodnocení z 60%, lhůta dodání z 20% a kvalita realizačního týmu z 20%.

Dalším způsobem jak vyjádřit vzájemný vztah kritérií je využití matematického vzorce. Zadavatelé mohou například hodnotit tak, že jako bonus za nabídnutí kvalitnějšího plnění budou zvýhodňovat dodavatele při hodnocení tím, že jeho nabídkovou cenu pro účely hodnocení sníží. Tento postup si lze představit například tak, že zadavatele stanoví, že za každý den zkrácení lhůty dodání oproti lhůtě maximální, bude nabídková cena dodavatele pro účely hodnocení snížena o konkrétní částku.

Výše částky, o kterou bude nabídková cena snižovaná, by měla být určena na základě úvahy zadavatele, a rozhodnutí o kolik více je ochoten zaplatit (oproti nejlevnější nabídce) za plnění, které bude dodáno o den dříve. Jakou pro něj má finanční hodnotu zkrácení o jeden den.

Co se týče postupu zadavatele při hodnocení nabídek, je nezbytné, aby respektoval pravidla, která si stanovil v zadávací dokumentaci a nesmí se od nich odchýlit. Způsob hodnocení jednotlivých nabídek by měl být dostatečně popsán, a to do takové míry podrobnosti, aby bylo možno zpětně zkontrolovat, zda zadavatel postupoval v souladu s předem stanovenými pravidly.

V dalším díle se zaměříme na pravidla pro podání nabídek.

Tým ÚOHS