Zadávací podmínky veřejné zakázky malého rozsahu a vymezení předmětu veřejné zakázky
Milé zakázkářky, milí zakázkáři,
v tomto a také v navazujících příspěvcích si přiblížíme, čemu musí zadavatel věnovat pozornost při přípravě výběrového řízení.
Přístup zadavatele se může u jednotlivých veřejných zakázek lišit, a to především s ohledem na rozsah a složitost předmětu veřejné zakázky a také v závislosti na výběru konkrétního postupu.
V případě, kdy je k podání nabídky/přijetí objednávky oslovován pouze jeden dodavatel, je příprava zadávacích podmínek zpravidla jednodušší, neboť zadavatel nemusí stanovit podrobnější pravidla postupu v řízení, kvalifikační požadavky a kritéria hodnocení, nedochází totiž k soutěži mezi více dodavateli, a kvalifikace je zpravidla posouzena již při výběru dodavatele, který bude osloven.
Zadávací podmínky/zadávací dokumentace
Pojmy zadávací podmínky a zadávací dokumentace jsou definovány v § 28 ZZVZ a ve vztahu k zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek je jejich povinný obsah blíže regulován zákonem.
V oblasti zadávání veřejných zakázek malého rozsahu není nezbytné tuto zákonnou regulaci do podrobnosti znát a respektovat, níže si ovšem shrneme alespoň to nejdůležitější, na co by se měl zadavatel zaměřit. I v případě postupu při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu však lze doporučit, aby se zadavatelé minimálně inspirovali tím, jaká pravidla zákon v tomto ohledu stanovuje.
Pokud bychom měli jednoduše odlišit význam výše uvedených pojmů, platí, že zadávací dokumentace, je soubor podmínek, které jsou dodavatelům sdělovány pří zahájení výběrového řízení, zatímco zadávací podmínky je pojem širší a obsahuje veškeré podmínky (včetně těch zadávacích), které zadavatel v průběhu výběrového řízení stanoví; některé podmínky totiž mohou vznikat i v průběhu řízení.
Například pokud zadavatel umožní o podmínkách jednat, mohou být původní podmínky ze zadávací dokumentace měněny a doplňovány, a to například i po podání nabídek.
V praxi jsou tyto pojmy často zaměňovány, což v případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu nepřináší větší komplikace, neboť v této oblasti je zásadní především to, aby byly podmínky vymezeny v souladu se zásadami § 6 ZZVZ, tedy transparentně, přiměřeně a vůči dodavatelům nediskriminačně a rovně.
Za stěžejní součást zadávací dokumentace lze považovat:
• Základní informace o zakázce - identifikace zadavatele, název a druh veřejné zakázky
• Požadavky na předmět veřejné zakázky
• Požadavky na kvalifikaci dodavatele
• Hodnoticí kritéria a způsob hodnocení nabídek
• Informace k podávání nabídek - lhůtu a místo podání nabídky, způsob zpracování nabídky/forma
• Obchodní a smluvní podmínky, případně návrh smlouvy
Předmět veřejné zakázky
Předmět veřejné zakázky zadavatel vymezuje prostřednictvím technických parametrů/podmínek plnění. Zpravidla jsou technické parametry plnění vymezovány prostřednictvím požadavků na výkon, nebo funkční vlastnosti předmětu plnění.
Zadavatel tedy vyžaduje konkrétní parametry a konkrétní funkce, které musí dodávané plnění mít. Při vymezení požadavků na předmět plnění veřejných zakázek je nezbytné vyvarovat se takovým požadavkům, které by neodůvodněně omezovaly hospodářkou soutěž o veřejnou zakázku a byly tak vůči některým dodavatelům diskriminační.
Zadavatel musí být schopen každý svůj požadavek obhájit prostřednictvím objektivních potřeb, k jejichž splnění má dodávání předmětu s vyžadovanými vlastnostmi sloužit. Zjednodušeně řečeno nestačí, pouze pokud zadavatel ví, co chce, ale musí také vědět, proč to chce.
Není ani vyloučeno, aby zadavatel vymezil předmět plnění popisem účelu, nebo potřeb, které mají být prostřednictvím veřejné zakázky splněny. Bude pak na dodavateli plnění, jakých technických vlastností, pro uspokojení předem identifikované potřeby zadavateli nabídne.
Po podání nabídek pak bude zadavatel posuzovat, zda nabízené plnění je skutečně schopno jeho předem vymezené potřeby naplnit. V případě tohoto přístupu je ovšem nezbytné zohlednit a minimalizovat riziko toho, že budou zadavateli předloženy nabídky, které budou natolik odlišné, že nebude možné je vzájemně porovnat.
Přestože v případě veřejných zakázek malého rozsahu se neuplatní pravidlo zakazující bezdůvodně zvýhodnit nebo znevýhodnit určité dodavatele nebo výrobky tím, že zadavatel požaduje dodání pouze konkrétního výrobku nebo značky (viz § 89 odst. 5 ZZVZ), lze zohlednění tohoto zákazu doporučit.
Právě vyžadování dodání konkrétního výrobku, nebo konkrétní značky, případně vymezení technických podmínek tak, aby ke konkrétnímu výrobku nebo konkrétní značně směřovaly, je obecně považováno za porušení zásady zákazu diskriminace; není-li pro takový postup zadavatele dána výjimka (např. z technických důvodů nelze zvolit jinou technickou specifikaci, vždy to bude však zadavatel, kdo bude muset být schopen prokázat, že takové okolnosti na jeho straně existují).
V dalším díle se zaměříme na požadavky na kvalifikaci dodavatele, způsob jejich vymezení a prokázání.
Tým ÚOHS