Ukončení výběrového řízení

Milé zakázkářky, milí zakázkáři,

v naší sérií článků o veřejných se zakázkách malého rozsahu již dostáváme do fáze ukončení výběrového řízení. 

Závěrečnou (a chtěnou) fází výběrového řízení je rozhodnutí o výběru dodavatele a uzavření smlouvy na veřejnou zakázku. Vybraný k uzavření smlouvy může být pouze takový dodavatel, jehož nabídka byla na základě hodnoticích kritérií hodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější. 

Rozhodnutí o výběru dodavatele není v případě veřejných zakázek malého rozsahu nezbytné nijak formalizovat, důležité je pouze to, aby bylo zřejmé, která nabídka byla zadavatelem vybrána a proč. V případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu není nezbytné účastníky výběrového řízení o výsledcích hodnocení bezprostředně informovat, není ani stanovena žádná blokační lhůta, kterou by musel zadavatel poskytnout účastníkům na případnou obranu proti rozhodnutí o výběru. 

Bezprostředně po ukončení hodnocení tak zadavatel může přistoupit k uzavření smlouvy, ale pouze za předpokladu, že v nabídce zkontroloval splnění všech požadavků, které byly vyhrazeny v zadávacích podmínkách. O výběru dodavatele a uzavření smlouvy na veřejnou zakázku by měl zadavatele účastníky výběrového řízení informovat nejpozději po uzavření smlouvy; s přihlédnutím k transparentnosti postupu zadavatele se však jako vhodné jeví učinit tak před jejím uzavřením.

ZZVZ nevyžaduje, aby smlouva na veřejnou zakázku byla uzavřena písemně a lze ji tedy uzavřít i ústně. Stejně tak závisí na rozhodnutí zadavatele, zda zvolí uzavření smlouvy v listinné, nebo elektronické podobě. U smluv s vyšší hodnotou, lze písemnou formu doporučit, u smluv, které je zadavatel povinen uveřejnit, je pak jejich písemnost nezbytná, resp. je třeba informaci o uzavření takové smlouvy nějakým způsobem zformalizovat, aby došlo ke splnění uveřejňovacích povinností.

Důležitou povinností, která je ze strany veřejných zadavatelů často opomíjena, je uveřejnění smlouvy na veřejnou zakázku. 

Ustanovení § 219 ZZVZ vyžaduje, aby veřejný zadavatel uveřejnil na profilu zadavatele smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků, a to ve lhůtě 30 dnů od jejich uzavření. Z této obecné povinnosti jsou pak v § 219 odst. 1 písm. a) až e) ZZVZ stanoveny výjimky. 

Relevantní pro téma veřejných zakázek malého rozsahu jsou především výjimky uvedené v písm. a) a v písm. d). Veřejný zadavatel dle těchto výjimek není povinen uveřejnit smlouvu, jejíž cena nepřesáhne 1 mil. Kč bez DPH a také smlouvu, která je uveřejněna v registru smluv (musí však být uveřejněna v souladu se zákonem o registru smluv, pokud tak učiněno není, nelze se předmětné výjimky dovolávat).

Pokud je tedy cena smlouvy nižší, nebo rovna 1 mil. Kč bez DPH, není třeba ji na profilu zadavatele uveřejňovat. 

V případě, že není ve smlouvě celková cena uvedena, jsou uvedeny například ceny jednotkové, neznamená to, že by taková smlouvy byla z povinnosti uveřejnění vyjmuta, ale je nezbytné její cenu na základě ve smlouvě uvedených údajů dopočítat a rozhodnout, zda je (či ze smluvního vztahu bude) stanovený limit překročen a zda tedy povinnosti uveřejnění smlouva podléhá, či nikoli. 

Rovněž je důležité upozornit, že pokud samotná smlouva nebude dosahovat hodnoty vyšší než 1 mil. Kč bez DPH, ale uzavřením některého z dodatků dojde k překročení této hodnoty, je zadavatel ve lhůtě 30 dnů od uzavření takového dodatku (kterým dojde k navýšení ceny nad 1 mil. Kč bez DPH) uveřejnit i samotnou smlouvu ve znění všech jejích dodatků.

Druhá výjimka dopadá na situace, kdy zadavatel uveřejnil smlouvu v registru smluv; není tedy nezbytné uveřejnění smlouvy duplikovat a uveřejnit ji také na profilu zadavatele. V tomto případě není cena smlouvy pro aplikaci výjimky důležitá. Upozorňujeme však, že tato výjimka neplatí „v opačném směru“ a nelze z ní vyvozovat, že uveřejnění smlouvy na profilu zadavatele by zbavovalo zadavatele povinnosti smlouvu uveřejnit v registru smluv.

Pokud by smlouva na veřejnou zakázku malého rozsahu s cenou přesahující limit 1 mil. Kč bez DPH nebyla ve lhůtě 30 dnů od jejího uzavření uveřejněna ani v registru smluv ani na profilu zadavatele, dopustil by se veřejný zadavatel přestupku podle § 269 odst. 2 ZZVZ a za který by mu mohla být Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže uložena pokuta až do výše 1 mil. Kč.

Dále je veřejný zadavatel povinen na profilu zadavatele uveřejnit výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy, na kterou se vztahuje povinnost jejího uveřejnění podle § 219 odstavce 1 ZZVZ, a to nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy. 

U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, je veřejný zadavatel vždy nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku povinen uveřejnit na profilu zadavatele cenu za plnění smlouvy v předchozím kalendářním roce.

Povinnost uveřejnit skutečně uhrazenou cenu se uplatní pouze na smlouvy, které byl zadavatel povinen uveřejnit podle § 219 odst. 1. Platí tedy, že pokud cena smlouvy nepřesáhla limit 1 mil. Kč bez DPH, nebo se jedná o smlouvu, která byla uveřejněna v registru smluv (jsou tedy splněny podmínky pro výjimku z povinnosti podle § 219 odst. 1 písm. a) nebo písm. d) ZZVZ) není zadavatel povinen ve vztahu k takové smlouvě skutečně uhrazenou cenu uveřejňovat.

V průběhu výběrového řízení mohou nastat také okolnosti, které zadavatele přimějí zvážit, zda není vhodné výběrové řízení zrušit, tedy ukončit řízení, aniž by došlo k uzavření smlouvy. 

Na rozdíl od postupu v zadávacím řízení, není zadavatel v případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu mimo zadávací řízení v důvodech pro zrušení výběrového řízení limitován. 

Oprávnění zrušit výběrové řízení si zadavatel nemusí předem vyhradit v zadávacích podmínkách a je oprávněn zrušit výběrové řízení kdykoli v průběhu výběrového řízení, a to z jakéhokoli důvodu. Zadavatel je při postupu vázán zásadami v § 6 ZZVZ, především je třeba zdůraznit zásadu transparentnosti a zadavateli doporučit, aby účastníkům výběrového řízení sdělil, že výběrové řízení bylo zrušeno. 

Je také vhodné, aby sdělení o zrušení výběrového řízení obsahovalo, alespoň stručné odůvodnění, proč se zadavatel k tomuto kroku rozhodl.

V dalším díle se budeme věnovat tématu změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku malého rozsahu, které bude již posledním příspěvkem k tématu veřejné zakázky malého rozsahu.

Tým ÚOHS