Pravidla pro podání nabídek
Milé zakázkářky, milí zakázkáři,
jak již bylo dříve řečeno, součástí informací, které by měly být v zadávacích podmínkách dodavatelům předem sděleny, jsou také informace o způsobu zpracování nabídek, lhůtě a místě jejich podání.
Lhůta pro podání nabídek musí být přiměřená. Přiměřenost délky lhůty pro podání nabídek je poměřována především ve vztahu k náročnosti přípravy a podání nabídky na straně dodavatele; měla by tedy být nastavena tak, aby v jejím průběhu byli dodavatelé schopni nastudovat zadávací podmínky, vytvořit nabídku a podat ji zadavatelem stanoveným způsobem.
Způsob podání a formu nabídky, stanoví zadavatel a dodavatel je povinen tyto požadavky respektovat.
V případě veřejných zakázek malého rozsahu není zadavatel ve volbě formy nabídky limitován a je tedy na něm, zda požaduje, aby byla nabídka předložena listině, nebo elektronicky. Je samozřejmě možné připustit podání nabídek listině i elektronicky a na dodavateli nechat výběr z poskytnutých možností.
Nabídky se podávají zpravidla písemně, u veřejných zakázek malého rozsahu si lze ovšem představit i ústní podání nabídky, pokud by byl její obsah zadavatelem dodatečně transparentně zaznamenán. U veřejných zakázek s vyšší předpokládanou hodnotou lze ovšem doporučit spíše písemnou formu nabídek.
V případě, že jsou nabídky podávány listině, zpravidla je požadováno, aby byly ve lhůtě pro podání nabídek doručeny zadavateli (nestačí tedy pouhé jejich odeslání), případně je umožněno také jejich osobní odevzdání v podatelně zadavatele.
Pokud jsou nabídky podávány elektronicky, může zadavatel požadovat jakýkoliv vhodný způsob elektronické komunikace, například doručení na e-mailovou adresu zadavatele, do datové schránky zadavatele, nebo prostřednictvím elektronického nástroje zadavatele, případně lze také umožnit více způsobů elektronického podání a nechat výběr na dodavateli.
Dodavatelé jsou obecně povinni respektovat zadavatelem stanovená pravidla pro způsob podání nabídek.
Zadavatelům lze obecně lze doporučit (vždy však při zohlednění o jakou veřejnou zakázku, ve smyslu poptávaného plnění, a v jaké hodnotě se jedná), jaký způsob pro podání nabídek určí.
Bezesporu, jak plyne z výše uvedeného, mají větší výběr možností než při zadávání veřejných zakázek v režimu zákona. Výhodou elektronických nástrojů (ideálně těch certifikovaných) je, že v praxi v zásadě nevznikají pochybnosti o tom, zda byl postup zadavatele při příjmu a následném otevírání nabídek jakkoliv netransparentní, neboť existuje prokazatelná auditní stopa, jak bylo s nabídkou nakládáno, kdy byla otevřena atp.
Nicméně nelze přehlížet, že v případě veřejných zakázek malého rozsahu lze podat nabídky i jinými způsoby (prostřednictvím emailu, nebo datové schránky či fyzicky v listinné podobě u zadavatele atp.). Při využití těchto dalších možností pak samozřejmé platí, že zadavatel musí s informacemi obsaženými v nabídkách nakládat tak, aby se podrobnosti o obsahu podaných nabídek jiní dodavatelé před koncem lhůty pro podání nabídek nedozvěděli.
Pro zachování transparentnosti by pak z dokumentace výběrového řízení mělo být zjevné, kdo podal nabídky a zda byly podány ve lhůtě pro podání nabídek. K nabídkám podaným po uplynutí lhůty pro podání nabídek by nemělo být přihlíženo. V případě zadávání veřejných zakázek malého rozsahu není nezbytné, aby bylo otevírání nabídek jakkoli formalizováno.
V dalším dílu se budeme věnovat smluvním podmínkám.
Tým ÚOHS