Možné procesní postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
Milé zakázkářky, milí zakázkáři,
jak již jsme dříve zmínili, zadavatel je při volbě konkrétního postupu pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu omezen pouze zásadami uvedenými v § 6 odst. 1 až 3 ZZVZ.
Na rozdíl od zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek, kdy je zadavatel povinen respektovat procesní pravidla, která jsou pro jednotlivá zadávací řízení stanovena zákonem, a nemůže se od nich odchýlit, při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu může zadavatel zvolit individuální postup, který odpovídá složitosti a rozsahu veřejné zakázky a aktuálním okolnostem a potřebám.
Jednotlivé postupy se tak mohou lišit například v tom nakolik je otevřen přístup dodavatelům k veřejné zakázce, v možnosti jednat o nabídkách, v možnosti omezovat počet účastníků nebo nabídek, či například v množství kol, ve kterých soutěž probíhá.
Při výběru procesního postupu by zadavatelé mimo jiné měli věnovat pozornost také tomu, zda jsou v rámci jejich organizace vydána pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (vnitřní směrnice, rozhodnutí ministra atp.). Pokud ano, je nezbytné je respektovat.
V případě dotované veřejné zakázky je pak také třeba dbát na dodržení podmínek stanovených poskytovatelem dotace. Vnitřní předpisy, případně podmínky poskytovatele dotace mohou obsahovat finanční limity pro využití jednotlivých postupů.
Přestože postup jednotlivých zadavatelů může být různorodý, nejčastěji se postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu rozdělují do tří skupin: přímé zadání, uzavřená výzva a otevřená výzva; a to v závislosti na tom, jak širokou účast dodavatelů v soutěži umožňují.
Přímé zadání
O přímém zadání hovoříme v situacích, kdy zadavatel pro podání nabídky osloví pouze jediného dodavatele, neprobíhá soutěž a zadavatel tedy nevybírá nejlepší z více podaných nabídek. Tento postup nejčastěji zadavatelé volí v případě veřejných zakázek zanedbatelné hodnoty, v případě časové tísně, pokud je plnění nabízeno za velmi výhodných podmínek, či pokud je situace na trhu taková, že plnění je schopen poskytnout pouze jediný dodavatel.
Zadavatel musí dbát především na to, aby byl schopen svůj postup odůvodnit z pohledu dodržení zásad 3E (účelnost, efektivnost, hospodárnost). Před oslovením konkrétního dodavatele, případně před uzavřením smlouvy na veřejnou zakázku, doporučujeme provedení průzkumu trhu a ověření výhodnosti nabídky.
Uzavřená výzva
Při tomto postupu již dochází k soutěži o veřejnou zakázku mezi více dodavateli, ovšem pouze mezi těmi, které zadavatel předem vybere a následně vyzve k podání nabídky.
Oproti otevřené výzvě (viz dále) je tento postup méně administrativně náročný a zpravidla nevyžaduje ověření kvalifikace (schopnosti a způsobilosti dodavatele veřejnou zakázku plnit), neboť ta je většinou posuzována již při výběru dodavatelů, kteří budou pro podání nabídky osloveni.
Oslovit může zadavatel jakékoli množství dodavatelů; aby se skutečně dalo hovořit o soutěži o veřejnou zakázku, doporučujeme oslovení minimálně tří dodavatelů v případě, v případech kdy je dodavatelů na trhu velké množství (např. oblast stavebnictví) jako vhodné a prosoutěžní se jeví oslovit minimálně pět dodavatelů. Při rozhodování, kdo bude s výzvou k podání nabídky osloven, je nejčastěji zohledňována zkušenost dodavatele, kvalita jím poskytovaného plnění, dostupnost zboží, specifika trhu (např. regionální dostupnost plnění).
Pokud zadavatel obdobné veřejné zakázky zadává opakovaně, lze doporučit, aby byl okruh dodavatelů, kteří jsou oslovování k podání nabídek měněn, a to především v situaci, kdy na trhu s poptávaným plněním působí větší množství dodavatelů.
Výběrové řízení zadavatel zahajuje oslovením předem vybraných dodavatelů.
Otevřená výzva
Otevřená výzva je nejvíce prosoutěžní postup, neboť přístup k veřejné zakázce umožňuje všem dodavatelům, kteří mají o veřejnou zakázku zájem. Na druhou stranu se jedná o postup nejvíce administrativně náročný, a to jak ve vztahu k přípravě zadávacích podmínek, tak ve vztahu k posuzování nabídek a výběru nejvhodnější nabídky.
Zadavatel tak zpravidla zvažuje, zda široké otevření soutěže přináší možnost získat výrazně výhodnější nabídku než postupy uzavřenější a zda se mu tedy zvýšená administrativní zátěž vyplatí. Tento postup lze doporučit především u veřejných zakázek s vyšší předpokládanou hodnotou, kdy plnění je poptáváno na širokém trhu v rámci funkčního konkurenčního prostředí.
Výběrové řízení lze označit za zahájené uveřejněním výzvy k podání nabídky.
Upozornění na závěr
Obecně je třeba zadavatelům doporučit, aby důsledně promysleli své kroky při zahájení zadávacího postupu.
Pokud skutečně hodlají zadávat veřejnou zakázku malého rozsahu mimo režim zákona, tj. nikoliv v některém z druhů zadávacích řízení, mělo by to z jejich postupu být patrné. Pokud by totiž svým postupem v této úvodní fázi naplnili pravidla pro zahájení zadávacího řízení (typicky předpoklady kladené na zjednodušené podlimitní řízení, srov. § 53 odst. 1 ZZVZ, nebo otevřené řízení srov. § 56 odst. 1 ZZVZ) a z jejich postupu, resp. informací obsažených v úvodních dokumentech nebylo zjevné, že skutečně zadávají veřejnou zakázku malého rozsahu mimo zadávací řízení, mohlo by na jejich jednání být nazíráno tak, že se dobrovolně podřadili pod režim zákona (srov. § 4 odst. 4 ZZVZ) a museli by pak dodržet všechna zákonná pravidla, která se s daným postupem pojí.
Proto je vhodné, pokud se při zahájení zadávání veřejné zakázky malého rozsahu volí kroky inspirované postupy, které ZZVZ stanovuje pro zadávací postupy (což samo o sobě není špatně), aby hned do úvodních dokumentů byla skutečně propsána informace, že jde o zadávání veřejné zakázky malého rozsahu mimo zadávací řízení.
V dalším díle se zaměříme na přípravu a obsah zadávacích podmínek veřejné zakázky malého rozsahu.
Tým ÚOHS